Mutualisation : six bonnes pratiques à retenir

1. PRENDRE LE TEMPS DE LA CONSTRUCTION

Pour s’assurer de l’efficience de son schéma de mutualisation, il convient de prendre en compte et d’anticiper les principales difficultés liées à son écriture et à sa mise en œuvre. En effet, la construction du dispositif représente un exercice complexe et crucial : la dimension financière, les conditions d’entrée et de sortie, le choix de modalités de mutualisation ou encore les clés de répartition doivent constituer les fondations du schéma de mutualisation. Un tel dispositif doit être bâti en lien étroit avec les équipes concernées afin de dimensionner les équipes mutualisées en tenant compte des impacts sur la collectivité.

2. ANTICIPER LES CONDITIONS À REMPLIR AVANT LA MUTUALISATION DE CERTAINES FONCTIONS

L’identification de prérequis à la mutualisation de certains domaines est indispensable. Par exemple, le prérequis Numérique et Systèmes d’Information est indispensable à de nombreuses mutualisations de fonctions supports. Sans ce dernier, la mise en œuvre de la mutualisation peut être confrontée à des problèmes d’incompatibilité entre certains postes ou certains logiciels.

3. POSER UN CADRE ET INSTAURER DES RÈGLES DE MUTUALISATION

Afin d’assurer la soutenabilité du plan de charge des services, certaines collectivités (Orléans Métropole ou encore Bordeaux Métropole chez qui une réflexion est en cours pour le prochain mandat) ont opté pour un rythme de mutualisation et un catalogue de domaines à mutualiser par bloc. Ainsi, les communes peuvent mutualiser à des dates précises et ont la possibilité de sélectionner des blocs d’activités à mutualiser. Par exemple, la totalité du bloc d’activités Ressources Humaines peut l’être, mais la commune ne peut pas mutualiser uniquement l’activité « Recrutement » ou l’activité « Qualité de vie au travail ». Des retours d’expériences positifs sont exprimés à ce sujet par les collectivités entendues. Il est important de trouver un juste équilibre entre un schéma de mutualisation à la fois souple et encadré.

4. DONNER LA POSSIBILITÉ À CHACUN DE PRENDRE SES MARQUES

Une relative souplesse sur les clés de répartition et un climat de confiance entre communes permettent d’éviter des tensions qui peuvent représenter des freins importants à la mutualisation. Une telle souplesse peut se traduire par des ajustements apportés annuellement aux critères de répartition via des commissions mixtes paritaires : cela permet alors d’aboutir à un système équitable au terme de quelques années. C’est notamment le cas pour Angers Loire Métropole, où les indicateurs de suivis sont co-construits, proposés et testés via un poste dédié à la relation aux communes.

5. CRÉER UNE ATMOSPHÈRE DE COOPÉRATION INTERCOMMUNALE

Certains schémas de mutualisation prévoient des conditions d’entrée adaptées selon la taille des communes. En effet, certaines intercommunalités connaissent une grande hétérogénéité entre leurs communes membres. Par voie de conséquence, un schéma de mutualisation adapté se doit d’être un exemple de solidarité intercommunale : il permet alors d’assurer une cohérence des politiques publiques sur le territoire et renforce l’adhésion à l’intercommunalité.

6. DONNER VIE À UN PROJET DE TERRITOIRE

La formalisation d’un projet de territoire ambitieux, porté par les exécutifs, diffusé et partagé au sein des administrations représente une réelle valeur ajoutée pour toute démarche de mutualisation. Il peut être intégré aux rapports prévus par la loi, et notamment au schéma de mutualisation, ou faire l’objet d’un livrable à part entière. Il permet de porter à la connaissance des exécutifs les principaux enjeux du territoire et d’assurer le portage de différents projets répondants à des axes stratégiques définis.

Par Myriam ZAHOUI